Hàm Thông Dụng Nhất Trong Excel - Bài 1

Dân văn phòng làm việc với các hàm cơ bản trong Excel là việc rất thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trên bảng tính một cách nhanh và tiện lợi hơn. Các hàm Excel là những công thức có sẵn trong Excel, bạn chỉ việc lấy ra sử dụng mà thôi.

Mời các bạn tham khảo nhé.

+ Các Hàm Excel Cơ Bản Nhất
1. Hàm Đếm Và Tính Tổng.
- Hàm đếm COUNT.
- Hàm đếm COUNTIF với điều kiện.
- Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện.
- Hàm tính tổng SUM.
- Hàm tính tổng SUMIF có điều kiện.
- Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện.
- Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE.
- Hàm đếm ô trống COUNTBLANK.
- Hàm đếm ô không trống COUNTA.
- Hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMPRODUCT.
- Hàm MIN, MAX.
2. Hàm Logic.
- Hàm IF.
- Hàm AND.
- Hàm OR.
- Hàm IF lồng nhau.
3. Hàm Ngày, Tháng, Năm.
- Hàm YEAR, MONTH, DAY.
- Hàm DATE .
- Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống.
- Hàm HOUR, MINUTE, SECOND.
- Hàm TIME.
- Hàm DATEIF.
- Hàm WEEKDAY.
- Hàm TEXT.
- Hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc.
- Hàm EOMONTH.
=> Dưới đây là mình sẽ diễn giải thêm về cách dùng của các hàm.

1. Các Hàm Đếm Và Tính Tổng.
- Hàm đếm COUNT.
Bạn có một bảng tính với dữ liệu lớn và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng hay trong toàn bộ. Thay vì ngồi đếm thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm COUNT.Ví dụ, bạn cần đếm từ ô B1 đến B10, hãy gõ =COUNT(B10:B10).

- Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể.
Để đếm các ô dựa trên điều kiện (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIF sau đây.

- Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện.
Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, green và lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau.

- Hàm tính tổng SUM.
Bạn muốn cộng các số trong ô A2 và B2 với nhau, sau đó hiển thị kết quả trong ô B3.Bạn di chuyển đến ô B3 và gõ cụm từ "=SUM" vào chọn hàm =SUM xuất hiện trong danh sách.

- Hàm tính tổng SUMIF có điều kiện.
Để tính tổng các ô trên một điều kiện (ví dụ, lớn hơn 9), sử dụng hàm SUMIF sau (hai đối số).
Để tính tổng các ô trên một tiêu chí (ví dụ, green), sử dụng hàm SUMIF với 3 đối số.

- Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện.
Để tính tổng các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, blue và green), hãy sử dụng hàm SUMIFS sau (đối số đầu tiên là phạm vi bảng tính cần tính tổng).

- Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE.
Ví dụ bạn muốn tính giá trị trung bình từ ô A10 đến ô J10, chỉ cần gõ =AVERAGE(A10:J10) rồi Enter.
Tương tự như SUMIF, COUNTIF bạn có thể sử dụng AVERAGEIF và AVERAGEIFS để tính giá trị trung bình của các ô dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.

- Hàm đếm ô trống COUNTBLANK.
Bạn dùng hàm này khi đếm các ô trống. Cú pháp =COUNTBLANK (phạm vi bảng tính cần đếm).

- Hàm đếm ô không trống COUNTA.
Hàm COUNTA dùng để đếm các ô không trống. Cú pháp =COUNTA(phạm vi bảng tính cần đếm).

- Hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMPRODUCT.
Để tính tổng sản phẩm của các số tương ứng (kiểu tính tổng tiền của sản phẩm dựa trên số lượng và giá tương ứng từng sản phẩm) trong một hoặc nhiều dãy, bạn hãy sử dụng hàm SUMPRODUCT.
Ví dụ dưới đây dùng hàm SUMPRODUCT để tính tổng số tiền đã tiêu.
Cụ thể, hàm SUMPRODUCT thực hiện: (2 * 1000) + (4 * 250) + (4 * 100) + (2 * 50) = 3500.
Phạm vi tính tổng phải có cùng kích thước, nếu không Excel sẽ hiển thị lỗi #VALUE!Nếu giá trị trong ô không phải dạng số thì SUMPRODUCT sẽ mặc định giá trị của chúng là 0.

- Hàm MIN, MAX.
Nếu bạn muốn tìm một con số có giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu, hàm =MIN.
Chỉ cần gõ vào cụm từ =MIN(D3:J13), Excel sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất nằm trong phạm vi đó.
Ngược với hàm =MIN, hàm =MAX sẽ trả về con số có giá trị lớn nhất trong phạm vi cần tìm.
Cú pháp của hàm này tương tự như hàm =MIN, gồm địa chỉ ô đầu tiên cho đến ô cuối cùng.

2. Các Hàm Logic.
- Hàm IF.
Hàm IF giúp bạn kiểm tra xem điều kiện có được đáp ứng không, nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng, nếu sai sẽ trả về giá trị sai. Công thức =IF(điều kiện,"giá trị đúng","giá trị sai").
Trong ví dụ đây, chúng ta kiểm tra xem ô A có thỏa mãn điều kiện lớn hơn 10 không, nếu thảo mãn thì trả về giá trị Correct trong ô C1, nếu không thỏa mãn sẽ trả về giá trị Incorrect.Tại ô C1, bạn nhập vào hàm =IF(A1>10,"Correct","Incorrect").Hàm IF trả về Correct vì giá trị trong ô A1 lớn hơn 10.

- Hàm AND.
Hàm AND sẽ trả về giá trị đúng nếu tất cả các điều kiện được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu có bất kỳ điều kiện nào sai. Công thức =IF(AND(điều kiện),"giá trị đúng","giá trị sai).
Vẫn ví dụ trên, giờ ta kết hợp kiểm tra 2 điều kiện là A1 lớn hơn 10 và B1 lớn hơn 5, nếu cả 2 thỏa mãn sẽ trả về Correct, ngược lại trả về Incorrect.
Tại ô D1 bạn nhập =IF(AND(A1>10,B1>5),"Correct","Incorrect")Hàm AND trả về giá trị sai vì ô B1 nhỏ hơn 5, do đó hàm IF trả về giá trị sai ở đây là Incorrect.

- Hàm OR.
Ngược lại với AND, OR trả về giá trị đúng nếu có bất kỳ điều kiện nào được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu tất cả các điều kiện đều không được đáp ứng.
Thử lại điều kiện trên với hàm OR. Tại ô E1 bạn nhập =IF(OR(A1>10,B1>5),"Correct","Incorrect")
Hàm OR trả về giá trị đúng vì ô A1 lớn hơn 10, vì thế kết quả là hàm IF trả về giá trị Correct.
Ghi chú chung: Hàm AND và OR có thể kiểm tra đến 255 điều kiện.

- Hàm IF lồng nhau.
Như đã nói bên trên, khi bạn có nhiều hơn một điều kiện cần kiểm tra thì đó là lúc dùng đến hàm IF lồng nhau. Giá trị sai sẽ được thay thế bằng một hàm IF khác để thực hiện thêm một lần kiểm tra. (Nếu dùng Excel 2016, bạn chỉ cần sử dụng IFS là được).
Hãy xem các ví dụ dưới đây:
Bạn nhập vào công thức =IF(A1=1,"Bad",IF(A1=2,"Good",IF(A1=3,"Excellent","No Valid Score"))) để kiểm tra giá trị của ô A1, nếu bằng 1 trả về Bad, nếu bằng 2 trả về Good, nếu bằng 3 trả về Excellent, nếu là một giá trị khác sẽ trả về No Valid Score.
Bạn nhập vào công thức =IF(A1<=10,350,IF(A1<=20,700,IF(A1<=30,1400,2000))) để kiểm tra giá trị ô A1, nếu nhỏ hơn hoặc bằng 10 thì trả về giá trị 350, 10 < A1 <= 20 thì trả về 700, 20 < A1 <= 30 thì trả về 1400, nếu lớn hơn 30 thì trả về 2000.

3. Các Hàm Về Ngày Tháng, Năm.
- Hàm YEAR, MONTH, DAY.
Để điền ngày vào Excel, bạn sử dụng "/" hoặc "-". Để điền thời gian, sử dụng ":" (dấu hai chấm). Bạn cũng có thể điền ngày và thời gian trong cùng một cột.
Để lấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng hàm YEAR. Tương tự để lấy tháng dùng hàm MONTH và lấy ngày dùng hàm DATE. Công thức =YEAR(cột chứa năm cần lấy).

- Hàm DATE .
Để thêm số ngày vào ngày tháng chỉ cần sử dụng công thức đơn giản là lấy ô chứa ngày tháng + với số ngày bạn muốn thêm, như ví dụ dưới đây:
Để thêm số năm, tháng và ngày vào ngày tháng nào đó, bạn sẽ phải sử dụng đến hàm DATE. Công thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm).
Chú ý: Hàm DATE chỉ có 3 đối số là năm, tháng và ngày. Excel biết rằng 6+2=8= Tháng 8, tháng 8 chỉ có 31 ngày, nên nó sẽ tự động tính sang tháng tiếp theo (23 tháng 8 + 9 ngày thành 1 tháng 9).

- Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống.
Nếu muốn điền thời gian hiện tại vào một ô nào đó trong bảng tính Excel, hãy sử dụng hàm =NOW.
Trước hết, hãy di chuyển con trỏ chuột đến một ô bất kỳ rồi chỉ cần gõ cú pháp =NOW(). Điểm tiện lợi của hàm này là không yêu cầu bất kỳ tham số nào bên trong dấu ngoặc. Kết quả trả về chính là thời gian hiện tại trên hệ thống máy tính.

- Hàm HOUR, MINUTE, SECOND.
Để trả về giờ, phút, giây trong thời gian, bạn sẽ sử dụng HOUR, MINUTE, SECOND tương ứng. Công thức =HOUR(ô chứa số giờ cần lấy).

- Hàm TIME.
Hàm TIME được sử dụng để thêm số giờ, phút, giây vào thời gian ban đầu, giống hàm DATE bên trên vậy. Công thức =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần thêm.
MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây cần thêm).

- Hàm tính số ngày giữa 2 mốc thời gian DAYS.Đây là một công thức hữu ích để tính số ngày giữa hai mốc thời gian nên bạn không cần phải để ý là có bao nhiêu ngày trong mỗi tháng của dải ô cần tính. Ví dụ, ô E4 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 30/04/2015 và ô F4 chứa ngày kết thúc là 02/09/2015. Bạn hãy nhập là =DAYS(F4,E4).

- Hàm DATEIF.
Để lấy số ngày, tháng, năm của 2 mốc thời gian trong Exel bạn sẽ sử dụng hàm DATEIF.
Công thức =DATEIF(mốc thời gian thứ nhất,mốc thời gian thứ hai,"d"). Đối số thứ 3 là cái bạn muốn lấy, "d" là số ngày, muốn lấy số năm bạn thay bằng "y", lấy số tháng thay bằng "m".Thay đối số thứ 3 bằng "yd" để bỏ qua năm, chỉ tính số ngày giữa các tháng của khoảng thời gian đó, "md" sẽ bỏ qua tháng, chỉ tính số ngày, "ym" sẽ bỏ qua năm, chỉ đếm số tháng chênh lệch.

Lưu ý quan trọng: Hàm này có thể trả về kết quả sai nếu ngày/tháng của ngày tháng thứ 2 (nằm ở đối số 2) thấp hơn ngày/tháng ở ngày tháng thứ nhất (đối số 1). Xem ví dụ dưới đây:

Khi đó bạn nên dùng công thức như trong hình để trả về kết quả đúng:

- Hàm WEEKDAY.
Hàm WEEKDAY trả về giá trị từ 1 (Chủ nhật) đến 7 (thứ 7), đại diện cho ngày trong tuần của ngày tháng năm. Ví dụ, 12/18/2017 rơi vào thứ Hai. Công thức =WEEKDAY(ô chứ ngày tháng năm).

- Hàm TEXT.
Sử dụng hàm TEXT để hiển thị ngày trong tuần dưới dạng chữ. Công thức =TEXT(ô chứa ngày tháng,"dddd").

- Hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc.
Hàm =NETWORKDAYS() dùng để tính số ngày làm việc (nghĩa là một tuần làm việc gồm 5 ngày) trong một khung thời gian cụ thể.
Tương tự hàm =DAYS(), Hãy Sử dụng công thức: =NETWORKDAYS(E3,F3).

Nếu bạn cung cấp danh sách ngày nghỉ lễ (như trong vùng E1:E2 của ví dụ dưới) NETWORKDAYS sẽ trả về số ngày làm việc (đã trừ đi ngày nghỉ cuối tuần và ngày nghỉ lễ).

Xem lịch dưới đây để hiểu rõ hơn nhé, màu đỏ là nghỉ lễ, màu xanh là ngày làm việc:

- Hàm EOMONTH.
Để lấy ngày cuối cùng của ngày tháng hiện tại bạn sẽ sử dụng hàm EOMONTH.
Công thức =EOMONTH(ô chứa ngày tháng hiện tại,0). Sử dụng một số khác thay cho không để lấy ngày cuối cùng của các tháng sau đó, ví dụ thay bằng 2 thì sẽ lấy ngày cuối cùng của 2 tháng sau đó, thay bằng -8 là lấy ngày cuối cùng của 8 tháng trước đó.

=> Gửi kèm các bạn một video cơ bản sơ để xem và tham khảo.

Xem Bài

Code Vba Thông Dụng Trong Excel - Bài 1

Như các bạn đã biết Excel là một phần mềm office, dữ liệu được lưu nhiều thì đôi lúc nó trở nên nặng. Vì vậy các bạn cần hạn chế sử dụng công thức link quá nhiều, chỉ sử dụng những công thức cần thiết nhất. VBA là một công cụ rất tốt, nó sẽ giúp bạn thao tác nhẹ nhàng, nhanh gọn, nhưng rất chính xác.

+ Trong loạt bài này, mình sẽ giới thiệu đến các bạn một số code VBA thông dụng nhất.

1. Code VBA đọc số ra chữ trong Excel

- Đa phần, hiện nay các bạn sử dụng Add-in để tiến hành đọc số ra chữ, điều này rất bất tiện. Thứ nhất việc cài Add-in vào có thể làm file thêm nặng hơn. Thứ hai, nếu sử dụng file ở máy khác không có Add-in đó thì các bạn sẽ không dùng được nữa. Thứ ba, khi thao tác Add-in các bạn phải chọn công cụ và làm theo bảng điều khiển, tốn nhiều thao tác. Với VBA này các bạn chỉ cần đặt tại ô, gõ "=DocSo(tiếp đến chọn ô số cần đọc)", Enter.

+ Đoạn Code như sau:

Function DocSo(ByVal Number, Optional ByVal Font = 1) As String
Dim MyArray
Dim Str
Str = Format(Abs(Number), "000000000000000000")
Select Case Font
Case 1
MyArray = Array("không ", "m" & ChrW(7897) & "t ", "hai ", "ba ", "b" & ChrW(7889) & "n ", "n" & ChrW(259) & "m ", "sáu ", "b" & ChrW(7843) & "y ", "tám ", "chín ", "tri" & ChrW(7879) & "u, ", "ngàn, ", "t" & ChrW(7927) & ", ", "tri" & ChrW(7879) & "u, ", "ngàn, ", "", "tr" & ChrW(259) & "m ", "m" & ChrW(432) & ChrW(417) & "i ", "không " & "m" & ChrW(432) & ChrW(417) & "i" & " không ", "không " & "m" & ChrW(432) & ChrW(417) & "i", "l" & ChrW(7867), "m" & ChrW(432) & ChrW(417) & "i" & " không", "m" & ChrW(432) & ChrW(417) & "i", "m" & ChrW(432) & ChrW(417) & "i" & " n" & ChrW(259) & "m", "m" & ChrW(432) & ChrW(417) & "i" & " l" & ChrW(259) & "m", "m" & ChrW(7897) & "t " & "m" & ChrW(432) & ChrW(417) & "i", "m" & ChrW(432) & ChrW(7901) & "i", "m" & ChrW(432) & ChrW(417) & "i" & " m" & ChrW(7897) & "t", "m" & ChrW(432) & ChrW(417) & "i" & " m" & ChrW(7889) & "t", "Âm ")
Case 2
MyArray = Array("khoâng ", "moät ", "hai ", "ba ", "boán ", "naêm ", "saùu ", "baûy ", "taùm ", "chín ", "trieäu, ", "ngaøn, ", "tyû, ", "trieäu, ", "ngaøn, ", "", "traêm ", "möôi ", "khoâng möôi khoâng ", "khoâng möôi", "leû", "möôi khoâng", "möôi", "möôi naêm", "möôi laêm", "moät möôi", "möôøi", "möôi moät", "möôi moát", "AÂm ")
Case 3
MyArray = Array("kh«ng ", "mét ", "hai ", "ba ", "bèn ", "n¨m ", "s¸u ", "b¶y ", "t¸m ", "chÝn ", "triÖu, ", "ngµn, ", "tû, ", "triÖu, ", "ngµn, ", "", "tr¨m ", "m­¬i ", "kh«ng m­¬i kh«ng ", "kh«ng m­¬i", "lÎ", "m­¬i kh«ng", "m­¬i", "m­¬i n¨m", "m­¬i l¨m", "mét m­¬i", "m­êi", "m­¬i mét", "m­¬i mèt", "©m ")
End Select
If Str = "000000000000000000" Then
    DocSo = UCase(Left(MyArray(0), 1)) & Trim(Mid(MyArray(0), 2)) & "."
    Exit Function
End If
For i = 1 To Len(Str)
If Left(Str, i) <> 0 And Mid(Str, (Int((i + 2) / 3) - 1) * 3 + 1, 3) <> 0 Then
    DocSo = DocSo & MyArray(Mid(Str, i, 1)) & MyArray(-(9 + i / 3) * (i Mod 3 = 0) - (15 + i Mod 3) * (i Mod 3 <> 0))
ElseIf i = 9 And Mid(Str, 7, 3) = 0 And Left(Str, 6) <> 0 Then
    DocSo = DocSo & MyArray(12)
End If
Next
DocSo = Trim(Replace(Replace(Replace(Replace(Replace(Replace(DocSo, MyArray(18), MyArray(15)), MyArray(19), MyArray(20)), MyArray(21), MyArray(22)), MyArray(23), MyArray(24)), MyArray(25), MyArray(26)), MyArray(27), MyArray(28)))
If Number < 0 Then
DocSo = MyArray(29) & DocSo
End If
DocSo = Replace(UCase(Left(DocSo, 1)) & Mid(DocSo, 2) & ".", ",.", ".")
End Function

+ Các bạn tiến hành đưa Code Vba vào file Excel theo hình ảnh mình hướng dẫn sau nghe.
1. Các bạn mở một file excel bất kỳ muốn chèn code vào. VD: file mình có tên là "Book1-TT1".
    Tiếp theo, các bạn bấm phím "ALT + F11" trên bàn phím để mở trình VbaProject.
2. Các bạn kích chuột phải vào dòng VBAProject (Book1-TT1.xlsx). Chọn như hình thứ 2.
3. Các bạn kích đúp chuột vào "Module" đã tạo và copy code Vba dán vào khung bên phải.
4. Các bạn bấm vào nút "Save" trên trình VbaProject để lưu code lại, như hình thứ 4.
Thế là xong, các bạn tắt trình VBA, ra ngoài file excel, đặt con trỏ ở một ô và dùng công thức như mình giới thiệu ở đầu bài để xem kết quả.
=> Còn rất nhiều code hay và hữu ích, các bạn xem tiếp những bài sau nhé. Cảm ơn các bạn.

Xem Bài

Phần Mềm Excel Quản Lý Chế Biến Suất Ăn Công Nghiệp

Gửi thêm các bạn một file Excel mình đã thiết kế để quản lý việc chế biến và cung cấp suất ăn công nghiệp cho công sở, cho một công ty có cơ sở tại Thành Phố Hà Nội.

+ File excel quản lý này có một số ưu việt và chức năng như sau:

1. Tạo và quản lý danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, nguyên liệu, khoản mục phí.

2. Cập nhật đơn đặt hàng, theo suất ăn, in ra để giao cho bộ phận nhà bếp tiến hành.

3. Cập nhật các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày về doanh thu, chi phí, công nợ, nhập xuất.

4. Lên báo cáo nhập xuất tồn vật tư, nguyên liệu để tiến hành nhập hàng khi cần.

5. In phiếu nhập kho, xuất kho tự động, để lưu chứng từ kế toán sau này.

6. Lên báo cáo công nợ về dư đầu, phát sinh và số dư cuối từng tháng trong năm.

7. Tổng hợp báo cáo tháng về doanh thu, chi phí, lãi lỗ, tồn kho, thuế vat đầu vào và đầu ra.

8. Lập báo cáo mini ngày về hoạt động cung cấp, doanh thu, chi phí, lãi lỗ trong ngày.

- Cấu trúc file thực tế, số liệu được update tự động, đảm bảo suất ăn được chế biến đúng.

+ Gửi kèm các bạn một số hình ảnh để tham khảo về file.

Xem Bài

Phần Mềm Excel Quản Lý Cơ Sở Dịch Vụ Tuyển Sinh

Gửi thêm các bạn một file Excel mình đã thiết kế để quản lý nhân viên, chấm công, ngày nghỉ, lịch công tác, cho một đơn vị tuyển sinh ở Quận Gò Vấp tại Thành Phố Hồ Chí Minh.

+ File excel quản lý này có một số ưu việt và chức năng như sau:

1. Tạo bảng quy định chấm công, ngày nghỉ phép, nghỉ ca, nghỉ chế độ...quy định lịch trực.

2. Lập bảng lịch làm việc trong từng tuần cho nhân viên, tự động tô màu các ngày nghỉ.

3. Lưu dữ liệu làm việc của nhân viên trong tháng, để đối chiếu và lên bảng chấm công.

4. Lên bảng chấm công nhân viên trong tháng, export bảng gửi cho nhân viên đối chiếu.

5. Thực hiện theo dõi ngày nghỉ của nhân viên, đối chiếu giữa chế độ và thực tế đã nghỉ.

- Cấu trúc file thân thiện, theo dõi chi tiết lịch làm việc, chấm công, ngày nghỉ chính xác.

+ Gửi kèm các bạn một số hình ảnh để tham khảo về file.

Xem Bài